ウェビナー代行を依頼したいときに重要視することとは？内容やポイントなどを解説！

このサイトでは、ウェビナー代行を依頼するときに必要な情報を、詳しく紹介しています。
働き方改革やコロナ禍でウェブセミナーの人気が高まっていますが、リアルなセミナーの企画や運営とは勝手が違います。
オンラインのセミナーに不慣れな人や会社は、代行業者に依頼することもおすすめです。
ただし様々な業者があるので、どんな点を重視すればよいのかをこのサイトで紹介します。
代行サービスを使えば事前準備を任せることができるし、配信業務を頼めばリアルタイムでの配信やアーカイブ作成や配信もできます。

ウェビナー代行を依頼したいときに重要視することとは？内容やポイントなどを解説！

ウェビナーはリアルな講習会の運営とは勝手が違うので、ウェビナー代行を依頼すると安心です。
オンラインでのセミナーは配信用のスタジオや機材の準備、リモートならではの集客をすることになります。
ウェビナー代行業者を選ぶときに重要視するポイントの一つは、サポートの範囲です。
準備と本番、さらに録画やアーカイブ配信など、どの段階までサポートしてもらえるのかを確認しましょう。
また、どんな分野に強いのか、どのような集客に優れているのかもチェックしてください。
いい業者に任せることができれば、費用以上に大きな効果が得られるはずです。

ウェビナー代行は人数の規模を考える

ウェビナーの参加者が快適に配信を視聴するためには、人数の規模を考えるのが重要です。
回線の速度はアクセスするユーザー数に応じて分割されますが、機器が取り扱えるセッション数には限界があります。
例えば同時に100セッションの受け入れが可能な回線に100人以下のアクセスがあった場合はスムースに動作しますが、もしも受け入れ可能数の2倍になる200人がアクセスした場合には、前の100人の処理が終わってから次の100人の処理が行われるという仕組みです。
ここまで来ると配信が遅延したり途切れてしまう現象が発生し、リアルタイムに講師が何を話しているのか聞き取りにくくなってしまいます。
そのため、ウェビナー代行に依頼する場合には快適に動作する人数の規模を考えて、場合によっては入室制限を設けたり、複数回に分けて開催するなどの措置を検討することになります。
大半のウェビナー代行は大規模イベントにも対応していますが、相談する段階でおおよその参加者の規模感を伝えておくことが大切です。

ウェビナー代行は配信する頻度が大事

誰もが忙しい毎日を過ごしている昨今、ぜひ受講してみたいと思ったウェビナーを見つけても都合が付かずに残念ながら参加を断念してしまうケースも少なくありません。
もしもサービスや商品の購入を促すためのイベントをウェビナー代行に依頼していた場合ならば、ここで存在的な顧客を逃してしまうのはもったいない話です。
それを解決するには、配信頻度を向上させるのもひとつの方法です。
不定期に1回開催されているケースで参加できなかった場合は、縁が無かったと諦めてしまうこともあります。
その一方で今回は残念ながら参加できなかったとしても、例えば近い日時に定期的に開催しているならば、次に都合が付けば参加してみたいという受講者が増えます。
これにより潜在的な顧客を掘り出すことができ、売り上げの向上に繋げることができます。
ウェビナー代行の中には定期的な配信のほか、配信頻度の向上など柔軟に対応していることから何でも相談してみるのがおすすめです。

ウェビナー代行はニーズにあったサービスが大切

ウェビナー代行はニーズにあったサービスを依頼できるかどうかが大切です。
というのも、ウェビナー代行と一口に言っても、具体的な業務には数多くの種類があって、何を頼みたいのか、あるいは逆にスキルやノウハウからみてどのような業務なら引き受けられるのかには、状況によって差があって当然だからというのが背景にあります。
自分でも簡単にできるような仕事であればあえて頼む必要などないかもしれませんし、逆にこちらでは難しいからこそ依頼したいのに、そこは対応していませんと言われれば困ってしまいます。
ですから、大雑把に依頼するのではなくて、個別に分けて確認するようにしておきましょう。
事前の準備、当日の現場での対応、後日の実施事項に大きく3つくらいに分けて考えることができます。
中には参加者をより多く集めるというのを頼めるケースもありますし、資料作りについても自分で行うしかないと思うのではなくより分かりやすい資料作りを手伝ってくれる場合もあります。

ウェビナー代行業者には集客支援も依頼する

ウェビナー代行業者の中には、配信支援だけではなく集客サポートを依頼できる業者も存在しています。
ウェビナーの配信を企画していても、そもそも主催者の配信を視聴する参加者が集まらなければ意味がありません。
どれほど内容が素晴らしくても視聴者がいなければ誰にも届かず、企画は継続することなく終わってしまうでしょう。
どんな内容であってもまずは人を集めることが必要となっており、そのためにはターゲットに合わせた計画的な活動が必須です。
ウェビナー代行業者に集客を任せた場合、インバウンドとアウトバウンド、ナーチャリングコール、Web広告、そしてターゲティングメールなどを使用することになります。
これらの方法を組み合わせて宣伝を行い、企画に興味を持つ参加者を集めてくれるでしょう。
さらに踏み込んで申込みフォームの作成や管理、宣伝用のバナーやホームページを作成するなどのメニューを備えているウェビナー代行業者も便利です。

ウェビナー代行はエンコード作業まで依頼できる業者もある

ウェビナーで使用するソフトウェアには録画機能があり、後から視聴することが可能です。活用事例としては講演内容を見直して反省会を行い、より分かりやすく伝えるためにはどうするか改善をしたり、当日は都合により参加できなかった方のためにアーカイブを公開して後日視聴してもらうなどがあります。その一方で録画したそのままではファイルサイズが大きくなってしまうこやら、録画データを圧縮するエンコードが必要になる場合があります。
ファイルサイズが小さくなることで容量に制限のある動画配信サイトへアップロードできるようになったり、社内のイントラネットで共有がしやすくなるほか、USBメモリなどに保存して配布することも可能になります。しかし、動画の変換作業には専用のソフトウェアが必要になるのに加えて完了するまでには膨大な時間とCPUパワーを消費します。そんな時は、エンコード作業を依頼できるウェビナー代行が便利です。ウェビナー代行の中にはそれらがパッケージになったプランを提供しており、ワンストップで申し込むことができます。

ウェビナー代行は実績がたくさんある業者を選ぶ

ウェビナー代行業者を選ぶポイントに、実績の多寡が挙げられます。
多くの企業に活用されたくさんの案件をこなしてきたウェビナー代行業者には、それまでの業務で培ってきたノウハウが蓄えられています。依頼者にとって初めて直面する事態であってもウェビナー代行業者が慣れていれば、たとえトラブルが発生しても大きく後を引くことなくスムーズに解決することが可能です。反対にあまり経験がないウェビナー代行業者の場合は、トラブル発生時の対応に不安を覚えるかもしれません。初めての経験で戸惑うのは業者側も同様ですが、滞りなくウェビナーを開催したい依頼者側としてはマイナスになるでしょう。また、有名企業のイベントや大型の案件などを実績として表示している業者は、その業績と対応力から企業の信頼を得ていることが判ります。特に自分が開催したいウェビナーと似た案件を引き受けたことがある業者を選べば、安定した運営を気体することができるはずです。

ウェビナー代行業者ではスタッフを派遣してもらうことも可能

ウェビナー代行業者については、業務そのものもウェブ上で完結されるケースもなくはありませんが、多くの場合でスタッフを派遣してもらうことが可能です。何のためにウェビナー代行を依頼するのかと考えた場合、おそらくほとんどの人が一番気になるのは、セミナー当日にパソコン等の機器やインターネットの接続がうまくいかないという、冷や汗もののトラブルに違いありません。
インターネットに接続できないのにウェブ上でのみサポートしてもらっても困るわけで、その場に実際に来てもらって対応できる以上の安心感はありません。これは代行業者のほうも十分に分かっていますので、スタッフを送り込んでもらうことも可能なわけです。ただし場所によっては難しいこともあるというか、逆にこちらが代行会社まで出向いてその場で実地のサポートを受けることが求められるケースもあるかもしれません。煩わしいと思うかもしれませんが、ネット環境などは間違いなくこちらのほうが安心できるでしょう。

ウェビナー代行は予算に柔軟に対応できるプランを選ぶことが大切

ウェビナー代行を使ってみたら予想以上に費用がかかってしまった、あれもこれもとプランに盛り込んでいるうちにいつの間にか予算をオーバーしていたなどの経験がある人もいるのではないでしょうか。
様々なメニューを提供するウェビナー代行は便利なサービスですが、使い方を間違うとつい予算をオーバーしてしまいがちです。また、ウェビナー代行の中には決められたメニューしか選べない会社も存在しており、含まれるサービスが本来は必要なくても選択背ざるをえないということもあります。あらかじめ決められているメニューを選ぶだけではなく自分の要望に合ったものを選びたいといった場合には、柔軟に対応可能なウェビナー代行やプランを選ぶことが大切です。決められたプランではなく顧客のニーズに合った対応ができる業者を探しましょう。不要なメニューを削ることで必要としてる設備やサービスを利用する費用を捻出できますし、自分がやりたかった企画を実現するための第一歩となります。

ウェビナー代行業者の中にはWeb集客をしてくれるところもある

せっかく著名な講師を招聘してウェビナーを開催しても、集客がいまひとつなら成功をおさめることはできません。
大成功に終わるためには多くの受講者で賑わい、大盛況となる必要があります。それを実現するためにはそのウェビナーが開催されることを多くの人々に知ってもらわなければなりません。しかし、ノウハウが無ければどのように告知するのが最適なのか分からず、苦労することがあります。そんな問題を解決するために、ウェビナー代行の中にはWeb集客をしてくれるところもあります。提携している広告代理店やページビュー数の多い大手プラットフォーム、サーチエンジンのリスティングなどを駆使して広告を出稿し、イベントが開催されることを幅広い層の人々へローンチしてくれます。そんなウェビナー代行に任せれば当日は入室制限をせざるを得ないほどの受講生で賑わい、新たな学びと発見が満載の有意義な時間を過ごして大成功におさめられること間違いありません。